Ing.-Büro Winter docuvita – Anwenderbericht

“In 15 Sekunden zum Beleg – docuvita & VIEBROCK machen Schluss mit Suchen!“

Wie in vielen Büros landauf und landab führen auch im Ingenieurbüro Heino Winter die zahllosen täglichen Geschäftsvorfälle zu einer Flut von Dokumenten und Belegen. Und wie vielerorts wurden bislang wahre Unterlagenberge in Papierarchiven zugeordnet, abgelegt und verwaltet. Das führte naturgemäß zu immer mehr Verwaltungsaufwand, immer längeren Suchzeiten und immer mehr Umfang: Die Maßgabe, jederzeit gut informiert zu sein und ständig zunehmende Dokumentationspflichten zu erfüllen und der Anspruch, dennoch gleichzeitig schnell und zuverlässig zu bleiben – das ist ein alltäglicher Spagat, der zunehmend schwerer zu erfüllen war. Seit einem Jahr freut sich der Hamburger Schiffsausrüster und Experte für Schiffsersatzteile nun über eine integrierte Dokumentenmanagementlösung. Geschäftsführer Dirk Lohmann berichtet in diesem Anwenderbericht über seine Erfahrungen aus dem Praxisbetrieb.

VIEBROCK: „Herr Lohmann, was hat für Sie den Anstoß für Ihr Interesse an Dokumentenmanagement gegeben?“

D. Lohmann: „Wir nutzen ja schon seit vielen Jahren die SelectLine als Warenwirtschaft und zentrale Anwendung für alle Geschäftsvorfälle, und dort gab es schon eine Möglichkeit, zu Belegen zugeordnete Unterlagen als PDF abzulegen. Und dennoch hat uns die immer mehr anwachsende Kopierorgie gestört. Auch wenn wir uns natürlich noch so sehr um eine ordentliche Ablageorganisation bemüht haben: Der Zeitaufwand für Suchen und Finden wuchs immer mehr an. Und gleichzeitig stehen wir im Wettbewerb, das bedeutet, wir standen vor der Herausforderung, immer mehr Arbeit mit dem gleichen Team abwickeln zu müssen, weil der Markt das so fordert.

Deshalb sind wir eigentlich ständig auf der Suche nach Lösungen, die uns den Arbeitsalltag noch leichter und effizienter machen, denn das kommt direkt der Qualität unserer Leistung und damit letztlich ganz konkret unseren Kunden zugute.“

VIEBROCK: “Wie erleben Sie nun den Nutzen der Lösung im Arbeitsalltag, wie arbeitet es sich mit docuvita?“

D. Lohmann: “Eigentlich arbeiten wir überhaupt nicht in docuvita, das heißt wir rufen dort nicht etwa Funktionen oder dergleichen auf. Vielmehr wurden die Features direkt in unsere SelectLine integriert. An den Stellen im Programm, wo ein Aufruf nützlich ist, wurden einfach neue Buttons integriert. Unser Vorteil: Wir mussten uns nicht in ein neues Programm einarbeiten, das kostet sonst üblicherweise viel Zeit.

Wollen wir einen Beleg erfassen und archivieren: Button drücken, dann wird der Beleg per Scan erfasst und vom System automatisch verschlag wortet – parallel wird ein kleiner Barcode-Aufkleber gedruckt und auf dem Beleg angebracht, ein Kontrollausdruck zur Überprüfung wird auch gleich mit erstellt – das war´s! Und beim Wiederfinden erfolgt das Gleiche rückwärts: Button in der SelectLine drücken, Suchbegriff eingeben, und innerhalb maximal 15 Sekunden ist die gewünschte Information zur Hand. Mit früher verglichen sparen wir sicher 75 % an Zeit. Wenn wir diesen Arbeitsaufwand wie vorher hätten von Hand bearbeiten müssen, ich bin sicher, wir hätten einen zusätzlichen Vollzeit-Mitarbeiter einstellen müssen. Die Rentabilität liegt also ganz klar auf der Hand. Alle alten Probleme wie zum Beispiel “Der gesuchte Ordner ist gerade im Haus unterwegs“ haben sich damit erledigt.“

VIEBROCK: „Welche Schulnote würden Sie der Gesamtumsetzung des Projektes geben?“

D. Lohmann: „Eine gute Zwei! Besonders hat uns gefallen, welche Mühe sich der Projektbetreuer Herr Kruse gegeben hat, unsere Abläufe anzuschauen und dann eine maßgeschneiderte Lösung dafür zu kreieren!“

VIEBROCK: „Herzlichen Dank für unser Gespräch – wir wünschen Ihnen Gesundheit, gute Geschäfte und immer genügend Zeit für Familie, Freunde und Freizeit – auf weiterhin gute Zusammenarbeit.“